Кодирование документов

Содержание

Внедрения системы штрихкодирования товаров и документов для автоматизации учета

Кодирование документов

В последнее время штрихкодирование  стало популярным среди компаний, которые решили автоматизироваться. Но сегодня не все могут с точностью сказать, что оно из себя представляет и для каких компаний может подойти. 

Сегодня штрихкодирование используется во многих областях деятельности компании: на складе (при приемке, инвентаризации и отпуске товара), в магазине (для реализации товаров конечному покупателю), а также в документообороте (для более быстрого поиска электронных документов в системе).

При всей несомненной эффективности штрихкодирования, его внедрение в компании является достаточно затратным мероприятием. Поэтому предлагаем разобраться в предмете штрихкодирования подробнее, чтобы решить, насколько его внедрение будет полезным для компании. 

Как работает штрихкодирование

Думаем, каждый, кто хоть раз покупал товар в супермаркете, приблизительно представляет себе, как работает штрихкодирование. Каждой товарной категории (документу) присваивается свой штрихкод, сканируя который можно найти данный товар (документ) в системе.

Быстрый поиск товара, документа и является главной целью штрихкодирования. К тому же, это исключает возможность ошибки: отсканированный штрих-код явно укажет человеку, какой товар выбрать, тогда, как при ручном поиске может быть выбрана неподходящая позиция.

Программа для штрихкодирования. Штрихкодирование в 1С.

На российском рынке существует достаточно много программ, позволяющих осуществлять штрихкодирование товаров и документов. Но безусловным лидером среди них на протяжении многих лет остаются программы 1С. Они поддерживают как штрихкодирование товаров, так и документов.

Если вы решили внедрить у себя штрихкодирование товаров на складе и в магазине, то хорошо подойдет программа 1С:Управление торговлей. Сегодня именно она автоматизирует деятельность большинства торговых компаний. В программах 1С штрих-код присваивается напрямую в карточке товара (вкладка штрих-код в карточке товара в справочнике «Номенклатура»).

Штрихкоды также можно распечатать с помощью обработки «Печать этикеток».

Выбор и покупка оборудования для штрихкодирования

Важный вопрос, который нужно решить при внедрении штрихкодирования – это выбор оборудования.

  Для считывания штрихкода вам потребуется сканер штрихкода или терминал сбора данных (позволяет удаленно считывать штрихкоды и накапливать их в своей памяти).

  Для печати штрихкодов существуют специальные принтеры этикеток. Они печатают штрихкод на этикет ленте. Этикетки с напечатанным штрихкодом наклеиваются на товар.  

Сканер штрихкода лучше выбрать лазерный, так как он считывает штрихкоды с большего расстояния, чем светодиодный, а также позволяет считать даже зачеркнутые штрихкоды. Подробнее о выборе сканера штрихкода

Подробнее о выборе терминала сбора данных

Подробнее о выборе принтера этикеток

Внедрение системы штрихкодирования для автоматизации склада

Самый частый запрос в нашей компании – это внедрение системы штрихкодирования именно на складе.

Почему? Потому что именно в условиях большого количества товаров требуется максимальная автоматизация учета и стандартизация операций.  И этому способствует внедрение штрихкодирования.

Конечно, оно требуется не на каждом складе. Например, для маленького склада с недорогим товаром внедрение штрихкодирования может и не окупиться.

Если у вас крупный склад, на котором вам необходимо внедрить штрихкодирование, вам придется задуматься не только о нем, но и о комплексной автоматизации учета в компании. На складе же мы советуем вам внедрить специальную WMS систему или, как более недорогое решение, более простую программу для управления складом, например, 1С:Управление торговлей 11.

Подробнее о автоматизации складе на основе штрихкодирования. 

Штрихкодирование товаров в магазине

В автоматизированном магазине для продажи товаров тоже используется технология штрихкодирования. Она решает сразу несколько задач.

Во-первых, это ускорение продажи товара (кассиру не нужно искать товар вручную, чтобы оформить продажу). Во-вторых, это исключение человеческого фактора при оформлении документа продажи.

В-третьих, внедрение штрихкодирования способствует предотвращению хищений в торговой точке.

Давайте рассмотрим процесс продажи на примере супермаркета. Скажем, в супермаркет поступает товар «А». На нем уже есть штрихкод от поставщика. Штрих-код считывается товароведом при приемке товара и заносится в базу. При продаже товара кассир снова считывает штрихкод товара, система его находит в базе и подставляет в документ продажи. После продажи товар списывается.

Подробнее о автоматизации учета в магазине

Штрихкодирование документов 1с для автоматизации учета в компании

Штрихкодирование также нашло свое применение в автоматизации документооборота. Теперь, чтобы найти электронный экземпляр документа достаточно считать штрихкод с его бумажного оригинала.

Это удобно, например, когда на к вам пришел человек с распечатанным счетом, и вы можете сосканировав штрихкод с него найти соответствующий заказ покупателя.

Это может значительно ускорить работу менеджера.  

Реализовать штрихкодирование документов в 1С можно либо через дополнительный модуль, либо через небольшую дописку в программе (для этого лучше обратиться к нашим программистам по 1С).

В целом внедрение штрихкодирования определенно будет полезно для компании. Оно поможет вам не только избежать множества ошибок, связанных с человеческим фактором, но сократить время на проведение множество торговых и складских операций. 

Источник: https://torggrad.ru/article/vnedreniya-sistemy-shtrikhkodirovaniya-tovarov-i-dokumentov-dlya-avtomatizatsii-ucheta/

1С для автоматизации документооборота и процессов

Кодирование документов

Система «Корпоративный документооборот» содержит механизм штрихкодирования документов предприятия. Штрихкодирование осуществляется с помощью программного кода системы, а также специализированной компоненты (работает под ОС Windows и Linux) которая выполняет рендеринг штрихкода в изображение в формате jpg.

Для включения возможности использовать штрих-коды в системе документооборота необходимо в настройках подсистемы «Администрирование системы» включить флажок «Использовать штрихкоды».

После включения штрихкодирования появляется возможность настроить сканер, в том числе указать COM порт, скорость и другие параметры.

Флажок находится в форме «Настройка параметров: Система», закладка «Общие параметры».

нажмите на картинку для увеличения

Примечание: Если вы используете простой сканер штрихкодов, эмулирующий нажатия цифровой клавиатуры и не подключенный по COM порту (или через его эмуляцию), то настраивать оборудование не потребуется.

Но в таком случае не будет возможности автоматически вызывать обработки внешнего события от сканера при сканировании кода, такие обработки нужно будет предварительно запускать вручную (например, нажатием Shift+I) в интерфейсе системы документооборота.

Система СЭД «Корпоративный документооборот» на базе платформы «1С:Предприятие 8.3 / 8.2» поддерживает несколько способов вывода изображений штрихкодов, ниже они будут описаны подробно.

Печать наклеек и регистрационных штампов со штрихкодами

Пользователи системы электронного документооборота могут нанести штрихкод на уже существующий (предварительно распечатанный или полученный из других источников документ).

Для этого нужно выбрать в меню корпоративного документа «Печать» пункт «Регистрационный штамп» или печать на наклейке или странице.

Во всех этих случаях на печать выводится только штрихкод, без содержания самого документа.

Основные отличия пунктов меню «Печать» такие:

1.Пункт печати «Регистрационный штамп».

В данном варианте дополнительно к изображению штрихкода выводится информация о регистрационном номере и дате регистрации документа (данные с закладки «Регистрация» корпоративного документа), а также основной организации документа (если есть).

Перед выводом регистрационного штампа есть возможность выбрать его местоположение на листе бумаги, а также размер и другие параметры печати. На рисунке ниже показан пример выбора места расположения регистрационного штампа.

На рисунке ниже приведен результат вывода регистрационного штампа документа. Регистрационный штамп выведен в левую верхнюю часть документа.

2. Пункт «Штрихкод на наклейке». При печати наклейки на страницу выводится только штрихкод, при этом нет возможности выбрать месторасположения штрихкода, так как оно не актуально (наклейка будет размещена на листе с данными вручную).

3. Пункт «Штрихкод на странице». В данном случае существует возможность выбора места расположения и параметров печати штрихкода. Выбора месторасположения штрихкода осуществляется аналогично варианту «Регистрационный штамп», но на печать не выводится дата регистрации, регистрационный номер документа и его организация.

Вышеперечисленные способы позволяют выполнить надпечатку на любом бумажном документе. Данный документ нужно будет вставить правильной стороной в принтер.

Вывод штрихкода в формируемые по шаблонам документы

Система электронного документооборота «Корпоративный документооборот» на базе платфомры «1С» позволяет формировать документы в форматах Microsoft Word и OpenOffice Writer по заранее заданным шаблонам с  возможностью вывода в них изображений штрихкода документа.

Настройка шаблонов производится в подсистеме «Администрирование системы», пункт «Шаблоны файлов». В тексте шаблона, в нужном месте документа необходимо вставить предопределенный тег {v8 Штрихкод}.

Данный предопределенный тег должен быть включен в одну из областей шаблона, также как и другие теги, созданные по параметрам шаблона файла. Подробнее о настройке шаблонов смотрите в разделе «Интеграция с MS Office и OpenOffice«.

На рисунке ниже показан пример размещения тега для вывода изображения штрихкода документа.

 
После размещения тега в тексте шаблона можно выполнять обычное формирование содержимого документа при открытии файла из корпоративного документа.

На рисунке ниже приведен пример сформированного по шаблону документа. В данном документе заполнены не только обычные параметры, но и выведен штрихкод (в указанном в шаблоне месте).

Аналогично осуществляется ввод данных и в OpenOffice Writer.

Прочие возможности штрихкодирования

Система документооборота поддерживает возможность присвоения штрих-кодов, сформированных в других системах. Такие штрихкоды могут быть получены с документами из сторонних систем, например от контрагентов.

Для присвоения штрихкода документу можно необходимо выбрать в меню «Все действия» пункт «Штрихкоды Добавить внешний штрихкод». Пример расположения такого пункта приведен на рисунке, расположенном ниже.

Существует возможность сохранения присвоенного штрихкода в файл формата jpg. Для этого необходимо выбрать пункт «Штрихкоды Сохранить штрихкод».

Связанные с объектами штрихкоды начинаются с зарезервированного префикса «2». При необходимости все штрихкоды системы можно посмотреть в регистре сведений «Штрихкоды».

Для поиска документов по штрихкоду в системе можно воспользоваться специальной обработкой, открыть её можно либо в подсистеме «Актуальные документы» либо нажав в любом месте программы сочетание клавиш «Shift+I».

В случае, если в системе существует несколько документов с одинаковым штрихкодом, пользователю будет предложен выбор из списка таких документов. Одинаковые штрихкоды могут появиться например, в случае получения документов с одинаковым кодом от разных контрагентов.

  • Экспорт данных в MS Word и OO Writer

Источник: https://xn--90afdtkhdeabaxvge.net/funkcionalnie_vozmozhnosti/korporativnie_dokumenti/shtrikhkodirovanie-numeraciya-i-yekspor/shtrihkodirovanie_dokumentov.html

Цветовое кодирование | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Кодирование документов

Цветовое кодирование – невероятно простой метод систематизации, однако он настолько эффективен, что с его помощью вы можете быстро навести порядок в архиве, на рабочем столе и в некоторых электронных документах.

Из статьи вы узнаете:

  • что нужно для использования цветового кодирования в работе
  • как применять цветовое кодирование в файлохранилище отдела
  • как организовать цветовое кодирование в архиве
  • как помощнику руководителя использовать цветовое кодирование в своей работе

По сути цветовое кодирование – это присвоение цветового обозначения группе документов или данных для облегчения систематизации, поиска и обработки дел (или информации соответственно).

Эту идею давно применяют на производстве и даже в быту. Ведь даже расстановка книг или складывание одежды по цветам является не чем иным как цветовым кодированием.

Что нужно для использования цветового кодирования в работе

Внедрить систему цветового кодирования в работу секретариата, отдела делопроизводства или архива несложно. Все что вам понадобится – заменить часть имеющихся папок, файлов, коробов на цветные, и в дальнейшем при заказе канцелярских принадлежностей выбирать нужные цвета.

Еще более простой подход – использовать стандартные папки, а цветными делать только подписи к ним – с помощью наклеек из цветной бумаги (самоклеящихся этикеток) или фломастерами.

Для цветового кодирования рекомендуется использовать максимум 10 цветов, оптимальная палитра – 5-6 цветов. При таком ограничении сотрудникам трудно будет что-то перепутать.

Как применять цветовое кодирование в файлохранилище отдела

Определите цветовое обозначение для каждого вида документов. В различных организациях документы систематизируют, исходя из нужд оперативной деятельности.

Например, если документы различных отделов хранятся в одном архиве, вы можете дифференцировать цветом каждый отдел. Так вы облегчите сотрудникам работу по поиску нужных папок. А рабочие документы внутри отдела можно систематизировать по срочности, важности или по категориям контрагентов.

Внимание! Цветовое кодирование не отменяет стандартное индексирование документов. Оформлять документы , в том числе при передаче в архив, в любом случае нужно в соответствии с законодательством.

Номенклатура дел организации: правила составления заголовков дел

Несомненные преимущества цветового кодирования:

  • Порядок на стеллажах. Папка, помещенная не на свое место, сразу бросится в глаза, отличаясь цветовым маркером среди массива других папок.
  • Быстрый поиск нужных документов. Если цветовое кодирование было организовано правильно, поиск нужно папки будет отнимать минимум времени, таким образом повысится производительность труда сотрудников.
  • Конфиденциальность. Цветовое кодирование практически исключает возможность случайного прочтения документов лицами, для которых они не предназначены.

Как организовать цветовое кодирование в архиве

Применение цветового кодирования наиболее полезно в архивном деле.

Здесь также возможны варианты цветоделения:

  • по типам документов;
  • по срокам хранения;
  • по этапам обработки и т.д.

Уничтожение документов, сроки хранения которых истекли

Наибольший эффект от цветового кодирования в архиве заключается в отслеживании сроков хранения дел и определении документов на уничтожение.

Цветовое кодирование снижает до минимума вероятность ошибки при отборе документов, подлежащих уничтожению, так как нарушение «цветового рисунка» на полках всегда укажет на то, что папка стоит не на своем месте.

Кроме того, в разы повышается скорость поиска необходимых документов.

Внимание! При работе сотрудников с активными документами допускаются некоторые вольности – ведь цветовое кодирование в этом случает призвано лишь помочь им в их текущей деятельности. Систематизация же дел, переданных в архив, должна происходить в точном соответствии с регламентами и законодательством.

Если вы внедряете в работу цветовое кодирование, обязательно внесите это в соответствующие инструкции, четко прописав цветовые индикаторы. Кроме того, для архива важен не цвет папки, а цвет корешка.

Чтобы цветовой рисунок на полках действительно помогал осуществлять поиск, этикетки должны быть тщательно выровнены по единому стандарту, который также желательно прописать в регламенте.

Как помощнику руководителя использовать цветовое кодирование в своей работе

Первый, самый очевидный способ применения цветового кодирование – это использование разноцветных закладок при передаче документов на подпись руководителю.

Договоритесь с руководителем о системе цветовой дифференциации документов: например, самые важные и срочные – красные, договоры – желтые, приказы – синие и т.д.

Так вы поможете шефу определить приоритетность и прикинуть, сколько времени ему понадобится на рассмотрение документов.

Второй способ поможет организовать личное рабочее пространство. Это техника «Светофор», придуманная создателями системы очищения пространства «5С».

Вам понадобятся самоклеящиеся стикеры трех цветов: красные, желтые и зеленые. Зелеными вы отмечаете предметы на столе и вокруг, которыми вы пользуетесь ежедневно. Желтыми – предметы, которые используются нечасто, и красными – те, которые лежат без дела.

После этой систематизации на столе должны остаться только зеленые предметы, желтые должны быть разложены по ящикам и шкафам, красные – убраны в «карантин» или выброшены.

Проводите такую «инвентаризацию» периодически, чтобы избавляться от беспорядка и повышать собственную продуктивность.

Как навести порядок на рабочем месте?

Третий способ применения цветового кодирования – в электронных документах. Вы можете применять маркирование:

  • в задачах вашего календаря, чтобы разделить их на категории (опять же – по важности, срочности и т.д.);
  • в базе контактов (например, клиенты – зеленым цветом, сервисные службы – красным и т.д.);
  • в различных отчетных таблицах.

Кстати! Если вы составляете отчеты с применением диаграмм, соотносите цвета в инфографике с теми, которые вы используете для цветового кодирования.

Снова напомним – используйте не больше 5-6 цветов. Так вы выделите только самое важное и не запутаетесь в категориях данных.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210706-qqq-16-m11-23-2016-tsvetovoe-kodirovanie-uproshchaem-sebe-jizn

Два способа, как поменять кодировку в Word

Кодирование документов

Ввиду того, что текстовый редактор “Майкрософт Ворд” является самым популярным на рынке, именно форматы документов, которые присущи ему, можно чаще всего встретить в сети. Они могут отличаться лишь версиями (DOCX или DOC). Но даже с этими форматами программа может быть несовместима или же совместима не полностью.

Случаи некорректного отображения текста

Конечно, когда в программе наотрез отказываются открываться, казалось бы, родные форматы, это поправить очень сложно, а то и практически невозможно. Но, бывают случаи, когда они открываются, а их содержимое невозможно прочесть. Речь сейчас идет о тех случаях, когда вместо текста, кстати, с сохраненной структурой, вставлены какие-то закорючки, “перевести” которые невозможно.

Эти случаи чаще всего связаны лишь с одним – с неверной кодировкой текста. Точнее, конечно, будет сказать, что кодировка не неверная, а просто другая. Не воспринимающаяся программой.

Интересно еще то, что общего стандарта для кодировки нет. То есть, она может разниться в зависимости от региона.

Так, создав файл, например, в Азии, скорее всего, открыв его в России, вы не сможете его прочитать.

В этой статье речь пойдет непосредственно о том, как поменять кодировку в Word. Кстати, это пригодится не только лишь для исправления вышеописанных “неисправностей”, но и, наоборот, для намеренного неправильного кодирования документа.

Перед рассказом о том, как поменять кодировку в Word, стоит дать определение этому понятию. Сейчас мы попробуем это сделать простым языком, чтобы даже далекий от этой тематики человек все понял.

Зайдем издалека. В “вордовском” файле содержится не текст, как многими принято считать, а лишь набор чисел. Именно они преобразовываются во всем понятные символы программой. Именно для этих целей применяется кодировка.

Кодировка – схема нумерации, числовое значение в которой соответствует конкретному символу. К слову, кодировка может в себя вмещать не только лишь цифровой набор, но и буквы, и специальные знаки. А ввиду того, что в каждом языке используются разные символы, то и кодировка в разных странах отличается.

Как поменять кодировку в Word. Способ первый

После того, как этому явлению было дано определение, можно переходить непосредственно к тому, как поменять кодировку в Word. Первый способ можно осуществить при открытии файла в программе.

В том случае, когда в открывшемся файле вы наблюдаете набор непонятных символов, это означает, что программа неверно определила кодировку текста и, соответственно, не способна его декодировать. Все, что нужно сделать для корректного отображения каждого символа, – это указать подходящую кодировку для отображения текста.

Говоря о том, как поменять кодировку в Word при открытии файла, вам необходимо сделать следующее:

  1. Нажать на вкладку “Файл” (в ранних версиях это кнопка “MS Office”).
  2. Перейти в категорию “Параметры”.
  3. Нажать по пункту “Дополнительно”.
  4. В открывшемся меню пролистать окно до пункта “Общие”.
  5. Поставить отметку рядом с “Подтверждать преобразование формата файла при открытии”.
  6. Нажать”ОК”.

Итак, полдела сделано. Скоро вы узнаете, как поменять кодировку текста в Word. Теперь, когда вы будете открывать файлы в программе “Ворд”, будет появляться окно. В нем вы сможете поменять кодировку открывающегося текста.

Выполните следующие действия:

  1. Откройте двойным кликом файл, который необходимо перекодировать.
  2. Кликните по пункту “Кодированный текст”, что находится в разделе “Преобразование файла”.
  3. В появившемся окне установите переключатель на пункт “Другая”.
  4. В выпадающем списке, что расположен рядом, определите нужную кодировку.
  5. Нажмите “ОК”.

Если вы выбрали верную кодировку, то после всего проделанного откроется документ с понятным для восприятия языком. В момент, когда вы выбираете кодировку, вы можете посмотреть, как будет выглядеть будущий файл, в окне “Образец”. Кстати, если вы думаете, как поменять кодировку в Word на MAC, для этого нужно выбрать из выпадающего списка соответствующий пункт.

Способ второй: во время сохранения документа

Суть второго способа довольно проста: открыть файл с некорректной кодировкой и сохранить его в подходящей. Делается это следующим образом:

  1. Нажмите “Файл”.
  2. Выберите “Сохранить как”.
  3. В выпадающем списке, что находится в разделе “Тип файла”, выберите “Обычный текст”.
  4. Кликните по “Сохранить”.
  5. В окне преобразования файла выберите предпочитаемую кодировку и нажмите “ОК”.

Теперь вы знаете два способа, как можно поменять кодировку текста в Word. Надеемся, что эта статья помогла вам в решении вопроса.

Источник: http://fb.ru/article/347899/dva-sposoba-kak-pomenyat-kodirovku-v-word

Штрихкод на документе: пять преимуществ

Кодирование документов

Большинству компаний никогда не светит безбумажное будущее. По крайней мере, не в ближайшее время.

Но уже сегодня многие специалисты по управлению документами задаются вопросом: как работать с бумагой «умнее» и эффективнее? Эксперты рынка разъясняют: одним из наиболее эффективных способов решения проблемы «бумажного хаоса» является использование системы штрихкодов. Слово руководителю экспертной группы компании Делис Архив по сканированию и внедрению электронных архивов Александру Надъярных.

Сохранность документов, образовавшихся на всех этапах деятельности организации, одна из важнейших задач не только бухгалтерских и кадровых подразделений организации, но и топ-менеджмента.

Ведь утрата того или иного «чувствительного документа» зачастую приводит к весьма серьезным последствиям. Административный штраф и дисквалификация могут быть не самыми печальными из них.

Знание о местонахождении любого документа из заданного множества в любой момент времени, по сути, вопрос безопасности всего бизнеса.

Одним из наиболее доступных способов решения этой проблемы может быть использование системы, известной каждому в мире потребления товаров и услуг. Именно с товарами мы привыкли в первую очередь связывать штрихкоды.

Справочно

Штрихкод (штрих – код, barcode) был придуман в США для маркировки и учета движения товаров в конце 40-х годов прошлого столетия. В основе технологии лежит техника считывания звука, записанного на кинопленке посредством штрихов разной длины.

С конца 70-х годов XX века штрихкоды прочно закрепились в торговле и логистике. Для небольших объемов информации используются простые линейные штрихкоды.

Наиболее распространены символики EAN (European Article Number), состоящие из 8 или 13 цифр, контролируемые глобальной Ассоциацией GS1 (http://www.gs1.org/).

Первое преимущество: исключение человеческого фактора

В процессе перемещения документа между различными исполнителями или подразделениями одной организации (нескольких удаленных) машина делает в системе учета отметку о прохождении той или иной контрольной точки.

Сканер, используемый для считывания штрихкода, под каким бы углом его не поворачивали и сколько раз не подносили к штрихкоду, способен занести только одну запись в учетную базу, исключая тем самым ошибки, вызванные «человеческим фактором»: субъективизм восприятия, невнимательность, безответственность и др.

Второе преимущество: автоматизация управления документами

«Пропикивание» штрихкода на этапах прохождения документа (инициатор, руководитель среднего звена, топ-менеджер, клиент и т.д.) четко фиксируется в системе и позволяет дать ответ: у кого именно и на каком этапе жизненного цикла находится документ.

Документ, который не прошел необходимой идентификации, не может быть включен в учетную систему (зарегистрирован). Таким образом, реализуется принцип внутреннего аудита документооборота.

Третье преимущество: скорость обработки информации

Проверка наличия документов или папок, снабженных штрихкодом, превращается из утомительного и довольно бестолкового занятия в легкую и эффективную процедуру.

Скорость простейших из представленных на рынке устройств для считывания штрихкодов составляет от 100 сканов в секунду. При довольно высокой скорости качество сканирования никак не страдает, а количество ошибок не увеличивается.

Последнее неизбежно – в случае массированной ручной обработки.

Четвертое преимущество: контроль уникальности каждой версии документа

С момента появления компьютерных устройств простота сохранения электронных «черновиков» часто играет дурную шутку. Кто не оказывался в ситуации, когда к клиенту почему-то уходил не многократно отсмотренный и выверенный текст письма, а один из «протографов», место которому в корзине для бумаг. Избежать подобных ошибок всегда поможет штрихкод.

Отличие штрихкода документа от штрихкода товара заключается в том, что код присваивается серии товара, внутри которой каждый конкретный экземпляр уникального номера не имеет. Каждый же делопроизводственный документ получает уникальный буквенно-цифровой идентификатор в системе, для чего последними цифрами штрихкода обозначается время создания (часы, минуты) версии документа.

Пятое преимущество: доступность внедрения

Привычным заблуждением любых противников новых технологий является представление о затратном характере всех нововведений (оборудование, расходные материалы, обучение персонала и т.д.). Опустим привычные в таких случаях аргументы о том, что экономить выйдет себе дороже.

Простейший сканер линейных штрихкодов стоимостью от 2000 рублей, самоклеющийся штрихкод стоимостью от 10 копеек за штуку, стандартное программное обеспечение, используемое для регистрации документов в организации (пусть даже и на основе распространенных офисных программ). Это все, что нужно для внедрения штрихкодов.

Программу для самостоятельной генерации штрихкода вы можете скачать здесь.

Программу можно использовать для генерации собственных штрихкодов, которые затем выводить на печать и наклеивать на документы.

Инструкция к программе:

  1. Скачиваем программу и сохраняем ее на компьютере.

     

  2. Открываем в программе Exсel файл «Генерация штрих-кодов для печати А 4» и видим на экране файл шаблона для подготовки формы на печать.

     

  3. Если система безопасности компьютера предупреждает о запуске активного содержимого, то необходимо нажать кнопки «разрешить редактирование», «включить содержимое».

  4. Для корректной работы программы устанавливаем специальный шрифт Code39, нажав кнопку «code39.ttf» в соответствующем поле шаблона. 
  5. После нажатия кнопки «code39.ttf» откроется следующий экран, на котором нужно нажать кнопку «Установить».

    Шрифт code39 успешно установлен.

  6. Генерация штрихкодов. 
  7. Установить в строках 5 – 11 таблицы необходимые вам цифровые и буквенные значения, следуя правилам, указанным в таблице.

    Нажать кнопку «Запустить генерацию».

    Лист 2 таблицы Exсel – результаты вашей генерации.

  8. Результаты генерации штрихкодов могут быть распечатаны с помощью обычного принтера на листе самоклеющейся бумаги формата А 4, разрезаны и наклеены на каждый документ (дело, файл, коробку).

Александр Надъярных

руководитель экспертной группы компании Делис Архив

по сканированию и внедрению электронных архивов

Источник: http://naar.ru/articles/shtrikhkod-na-dokumente-piat-preimushchestv/

Штрих-кодирование финансовых документов

Кодирование документов

» Информационные статьи о торговом оборудовании » Статьи о штрихкоде »Штрих-кодирование финансовых документов

Цель проекта

Внедрение системы сканирования платежных документов, основанной на использовании двумерных штриховых кодов осуществляется с целью:

  1. Замены ручного ввода данных с бумажных платежных документов на автоматизированный полноформатный ввод реквизитов платежных документов непосредственно в банковскую систему (АБС) при помощи специальной аппаратно-программной системы (АПС).
  2. Повышения качества обслуживания клиентов, возможности обслуживания клиентов в режиме on-line.

Описание проекта

Система работает следующим образом. Штрих-код помещается на бумагу непосредственно при печати расчетного документа клиентом через виртуальный принтер. Пользователь, как обычно, готовит и печатает расчетный документ с помощью своей привычной программы.

Специальный модуль “перехватывает” всю информацию, выводимую клиентом на печать. Когда обнаруживается, что выполняется печать расчетного документа, из выводимой на печать информации автоматически извлекаются все необходимые реквизиты платежного документа.

Поскольку посылаемые на печать данные содержат все реквизиты платежного документа в явном виде, отпадает необходимость что-либо “распознавать”. Полученные таким образом данные “упаковываются” в штрих-код и печатаются на расчетном документе. Штрих-код печатается только на первом экземпляре.

Далее бумажный документ обычным образом подписывается клиентом и доставляется в банк.

Используемый в системе штрих-код выбран в результате тщательных исследований. Он обладает специальными характеристиками, обеспечивающими необходимую надежность, скорость считывания и информационную емкость. Вид платежного документа со штрих-кодом на нем приведен на рисунке.

На каждом компьютере клиента банка, на котором планируется печатать платежные поручения, устанавливается специальное программное обеспечение — модуль АПС-Печать.

АПС укомплектован программой автоматизированной установки модуля АПС-Печать. Процесс установки крайне прост и может быть выполнен самим клиентом при наличии у того элементарных навыков обращения с компьютером. Все необходимое для установки модуля АПС-Печать помещается на одну дискету.

Нашей компанией представлены практически все известные бренды оборудования штрихкодирования, если вас интересует товар, которого вы не нашли на сайте, можете обратиться к нашим менеджерам по телефону, и они помогут подобрать вам аналогичный товар, или порекомендовать партнера где его можно приобрести.

После установки АПС-Печать в операционной системе появляется дополнительный принтер. Все, что нужно сделать клиенту – это выбрать упомянутый принтер для печати платежек. В результате при каждой попытке напечатать платежку активизируется АПС.

Обратная процедура происходит в банке. Менеджер счета подносит лист с расчетным документом и штрих-кодом к специальному устройству для чтения штрих-кодов сканеру. Сканер практически мгновенно читает штрих-код из расчетного документа. Платежный документ принят в банк.

Обработка платежных документов осуществляется непосредственно при клиенте. Документы, не проходящие логический контроль на правильность заполнения или процедуру проверки остатка на счете, возвращаются клиенту. На всех экземплярах принятого к исполнению платежного поручения проставляются штамп банка и дата приема, после чего второй экземпляр платежного поручения выдается плательщику.

Некоторые заблуждения, связанные с системой сканирования платежных документов

Заблуждение 1: АПС ускоренного ввода документов — это очередная система оптического распознавания символов…

На самом деле: Две главные беды всех систем OCR — принципиально неустранимые ошибки при распознавании букв и цифр, а также слишком длительный процесс распознавания.

АПС НЕ является системой оптического распознавания символов (OCR) и не “читает” буквы и цифры с платежного документа (платежного поручения, платежного требования или инкассового поручения). В основе АПС лежит точное знание того, ЧТО ИМЕННО было выведено на печать.

При печати платежного документа клиентом банка АПС помещает значимую информацию документа в штриховой код и печатает его одновременно с документом. Этим “занимается” АПС-Печать – драйвер виртуального принтера.

Заблуждение 2: Для печати штрих-кода нужно специальное оборудование…

На самом деле: Печать штрих-кода выполняется на том же принтере, который печатает платежный документ. Каких-либо особых требований к принтеру не предъявляется.

Заблуждение 3: Для нанесения штрих-кода на платежный документ его реквизиты клиенту нужно еще раз (повторно) набрать в специальной программе…

На самом деле: Никакой “второй” программы не требуется. Дважды набирать ничего не нужно.

Заблуждение 4: Все платежные документы клиент теперь должен печатать вручную и только при помощи специальной программы, поставляемой с АПС…

На самом деле: Это было бы слишком жестоко по отношению к клиентам.

Никто не собирается отбирать у них любимую “1С-Бухгалтерию” или запрещать использование для печати платежных документов Microsoft Excel либо Microsoft Word .

На самом деле АПС “перехватывает” всю информацию, выводимую на принтер в процессе печати из почти любой программы. Затем из полученных таким образом реквизитов платежного документа формируется и печатается штрих-код.

Заблуждение 5: АПС ускоренного ввода документов слишком дорога для клиентов банков…

На самом деле: Программное обеспечение АПС-Печать, устанавливаемое у клиентов банков, поставляется банкам бесплатно на неограниченное число установок.

Заблуждение 6: Клиентам нет никакой выгоды от использования АПС…

На самом деле: Выгода есть, и немалая. Во-первых, клиенту нет необходимости маяться в очереди в оперзале банка в ожидании, пока менеджер счета вручную обработает его документы. Во-вторых, плата за обработку платежного документа с штрих-кодом ниже, чем за обработку документа без него.

Заблуждение 7: АПС — это замена системе “Банк-клиент”…

На самом деле: АПС не заменяет, а дополняет систему “Банк-клиент”. Пользователями АПС становятся такие клиенты банков, которые по ряду обстоятельств (финансовым или из-за недоверия к технике) не согласны на установку системы “Банк-клиент”.

Статьи о штрихкоде

Источник: http://Shtrih-Center.ru/state/shtrih_kod_fin_documentov.html

Справка о кодировании от алкоголизма: образец и бланки

Кодирование документов

Алкоголизм – это болезнь, которая доставляет много проблем не только больному, но и его окружению: семье, родным, близким, сослуживцам и другим окружающим алкоголика людям.

Если человек хочет выздороветь и сознательно проходит кодирование, то в некоторых случаях для подтверждения этого факта нужна справка о кодировании. В нашей статье мы рассмотрим случаи, когда нужен этот документ, расскажем, где и как его получить, а также приведём образец документа.

Иногда такая справка покупается за определённую сумму в частном лечебном учреждении или в интернете, но у этого способа есть разные подводные камни, о которых мы тоже упомянём.

Тонкости кодировки

Как правило, справка о кодировании выдаётся пациенту, который прошёл полный курс процедуры кодировки от алкогольной зависимости

Как правило, справка о кодировании выдаётся пациенту, который прошёл полный курс процедуры кодировки от алкогольной зависимости. Причем, прежде чем решиться на этот шаг, больной должен пройти курс обследования, чтобы ему могли подобрать подходящий метод кодировки, а также проконсультироваться с врачом.

Закодироваться от алкогольной зависимости можно на срок от полугода до пяти лет. В некоторых случаях срок кодировки может быть больше. Временной интервал, на который пациент кодируется, обязательно указывается в выдаваемой справке.

Важно: при желании больной может повторно закодироваться на более длительный срок. После каждой процедуры кодировки ему обязаны выдавать справку с указанием срока действия кодировки, даты проведения данной процедуры и перечнем используемых препаратов или методик.

Сама процедура кодировки выполняется квалифицированным наркологом с учётом особенностей организма больного

Сама процедура кодировки выполняется квалифицированным наркологом с учётом особенностей организма больного. При этом может использоваться один из четырёх методов:

  1. Инъекционная методика подразумевает введение в организм определённого препарата, который вступает в реакцию с этанолом и вызывает резкое ухудшение самочувствия пациента. В итоге даже от минимальной дозы спиртного человеку будет очень плохо.
  2. Ампульная методика . Под кожу больного вшивается ампула со специальным химическим веществом, которое при поступлении этанола в организм вызывает сильную интоксикацию и резкое ухудшение самочувствия. Эта и вышеописанная методика не являются лечением и позволяют избавиться от зависимости за счёт инстинкта самосохранения.
  3. Гипнотическое кодирование. Пациент вводится в состояние транса или гипнотического сна. Затем ему многократно повторяются установки на формирование отвращения к спиртному. Процедура повторяется несколько раз для получения стойкого эффекта.
  4. Нейрональное программирование. Методика основана на использовании специального оборудования, которое воздействует на нужные мозговые рецепторы и позволяет убрать тягу к спиртному.

После любой из этих процедур должна выдаваться справка о кодировке. Обычно она пишется на специальном бланке и содержит заключение врача нарколога и печать медицинского учреждения.

Назначение документа

Справка о кодировании от алкоголизма может понадобиться во многих ситуациях

Справка о кодировании от алкоголизма может понадобиться в следующих ситуациях:

  1. Порой люди, страдавшие алкоголизмом и избавившиеся от этого недуга, не могут вернуться к нормальной полноценной жизни из-за клейма, которое поставило общество на оступившегося человека. В такой ситуации справка поможет доказать окружающим, что человек изменился и начал новую жизнь.
  2. Нередко определённые службы пытаются получить ту или иную выгоду от отверждения, что человек был пьян в определённой ситуации. Особенно тяжело доказать трезвость обвиняемого человека, если ранее он страдал алкоголизмом. В этой ситуации доказать невиновность обвиняемого поможет соответствующий документ, подтверждающий факт прохождения кодирования.
  3. Нередко такую справку требует предъявить работодатель, который устал от появления сотрудника на работе в нетрезвом виде. Причём в такой ситуации данный документ поможет закодированному человеку сохранить прежнее место работы и доказать начальнику, что он избавился от пагубной привычки, мешающей рабочему процессу.
  4. Иногда такая справка может понадобиться и для членов семьи бывшего алкоголика, чтобы поверить, что он действительно стал на новый путь и избавился от вредной привычки, которая отравляла жизнь всей семьи.
  5. Также такую справку могут потребовать от водителя, который ранее страдал пагубной зависимостью. Особенно часто такой документ требуют компании, занимающиеся перевозками грузов на дальние расстояния. Данная справка будет своего рода гарантией, что ранее страдающий алкоголизмом человек не станет употреблять алкогольный напиток, чем может нанести серьёзный ущерб компании.

Место и нюансы выдачи документа

Обычно справка выдаётся в наркологическом центре или частной клинике

Обычно справка выдаётся в наркологическом центре или частной клинике. Для этого есть специальные бланки о кодировке, которые заполняются врачом-наркологом после прохождения пациентом курса кодировки и лечения. При этом стоит учитывать, что само по себе кодирование может не дать должного эффекта.

Для начала пациента нужно избавить от интоксикации организма этанолом, вывести из запоя. После этого можно выполнять кодирование. Причём более продолжительный эффект кодировки можно достигнуть только, если пациент пройдёт курс психологической реабилитации.

Так он сможет избавиться от страхов, депрессии и психозов, которые могут способствовать развитию алкогольной зависимости.

Как правило, справка о кодировании должна содержать следующую информацию, которая заносится туда врачом-наркологом, проводившим кодирование:

  • дата проведения кодировки;
  • срок действия кодирования (обычно указывается срок от полугода до пяти лет);
  • какая методика кодирования использовалась;
  • обязательно указывается препарат, с помощью которого выполнялось кодирование;
  • перечисляются противопоказания;
  • в конце документа пишется заключение специалиста наркологической клиники;
  • указываются реквизиты частного или государственного медицинского учреждения, которое проводило процедуру кодирования;
  • в конце документа ставится печать учреждения и подпись врача.

Покупка справки

Платить вам придётся в обоих случаях – в первом случае вы заплатите за процедуру кодировки, а во втором – только за справку

Иногда можно столкнуться с ситуацией, когда зависимый от алкоголя человек смог самостоятельно побороть болезнь, но общество, работодатель или члены семьи по-прежнему не верят, что человек избавился от пагубной привычки. В этом случае единственным доказательством может стать справка о проведённом кодировании, форма которой представлена на образце выше. Но поскольку по факту человек уже не страдает зависимостью, у него есть два пути:

  1. Пойти в наркологическую клинику и закодироваться.
  2. Купить готовую справку, не проходя процедуры кодировки.

В первом случае данная процедура сама по себе является стрессом для человека и его организма, ведь ему придётся сидеть в очереди  с зависимыми людьми, общаться с врачом, хоть на самом деле он уже не болен, проходить освидетельствование. По сути, кодировка здорового человека – это ненужный стресс для организма, который может негативно сказаться на общем состоянии.

Второй способ является для человека, избавившегося от алкогольной зависимости, более выгодным, ведь ему не нужно сидеть в очереди, общаться с врачом и проходить процедуру кодировки, вредя организму. Справка просто покупается за определённую сумму. Купить её можно как в частной клинике, так и на специальных сайтах в интернете.

Рассматривая эти два пути, можно сказать, что платить вам придётся в обоих случаях – в первом случае вы заплатите за процедуру кодировки, а во втором – только за справку. Как правило, частные клиники и специальные сайты гарантируют безопасность ваших данных и конфиденциальность.

Сегодня продажа разных справок поставлена на поток, ведь является прибыльным делом

Важно: из-за того, что существует вероятность покупки готовой справки без прохождения процедуры кодировки, увидев такой документ на руках у человека, страдающего алкоголизмом, можно усомниться в его подлинности.

Сегодня продажа разных справок поставлена на поток, ведь является прибыльным делом. Но в некоторых случаях это вредит, ведь такой документ может получить даже не бросивший пить алкоголик.

В итоге могут пострадать окружающие люди, например, если такого человека возьмут на работу.

Как утверждают продавцы таких справок, они помогают людям, которые сами бросили пить без кодирования и хотят подтвердить это документально для семьи или работодателя. Но на деле это не всегда так.

Внимание: если человек на самом деле решил бросить пить, то пройдёт лечение, кодирование или освидетельствование в наркологической клинике, чем действительно подтвердит своё крепкое желание жить без спиртного.

Источник: https://alkotraz.ru/alkogolizm/kodirovanie/spravka-o-kodirovanii.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.